2019-04-05

Comment classer vos documents et vos factures

Vos tiroirs débordent de papiers administratifs et vous hésitez à vous en débarrasser? Pour vous aider à y voir clair, nous avons dressé la liste des documents à conserver et sélectionné quelques-unes des recommandations de Marie Kondo, experte en rangement.

Combien de temps conserver vos papiers

Tous vos documents n’ont pas la même importance. Voici un aide-mémoire pour distinguer ce qui est précieux de ce qui est utile à court terme si vous résidez au Québec1.

Pendant moins de 6 mois
• Reçus de guichet automatique et de paiement par Interac : vérifiez simplement que la transaction figure correctement sur votre relevé de compte bancaire.
• Relevés de cartes de crédit : limitez-vous aux 2 ou 3 derniers mois si vous n’êtes pas passé au relevé en ligne.

Pendant 6 mois
• Factures de réparation (appareils électroménagers, automobile, cellulaire, etc.)

Pendant 1 an
• Factures de télécommunication (téléphone, Internet, télévision)
Exception : si vous êtes travailleur autonome, vos factures sont des pièces justificatives pour les autorités fiscales et doivent, à ce titre, être conservées pendant 6 ans.

Pendant 3 ans
• Reçus de loyer
• Reçus de taxes municipales, scolaires ou d’eau
• Factures d’électricité, de gaz ou de mazout
• Factures de soins médicaux et d’honoraires professionnels
• Relevés de comptes

Si vous avez utilisé certains des documents cités ci-dessus pour vos impôts, gardez-les pendant 6 ans.

Pendant 6 ans
• Contrat de vente immobilière
• Quittance de prêt hypothécaire
• Déclarations de revenus et pièces justificatives (même celles qu’il n’est pas nécessaire de joindre à votre déclaration)
• Acomptes provisionnels
• Déclarations de TPS et de TVQ (même si vous n’êtes plus en affaires)
• Relevés de paye ou de prestations d’assurance-emploi

Pendant toute la durée de leur validité ou de leur possession
• Bail, avis de modification et ententes de renouvellement
• Titres de propriété
• Contrat d’achat d’un véhicule
• Contrat de prêt : tant que votre prêt n’est pas remboursé. Vérifiez votre dossier de crédit avant de détruire la preuve de remboursement.
• Polices d’assurance (vie, invalidité, responsabilité civile, habitation, auto, voyage, etc.)
• Certificats de dépôt à terme, de régime enregistré d’épargne-retraite, de placement ou d’obligations d’épargne
• Factures et certificats de garantie (biens de valeur, électroménagers, appareils électroniques, etc.)
• Factures et états de compte des biens payés avec une carte de crédit
• Factures de services ou de loisirs
• Factures de droits de scolarité
• Certificats de garantie particulière (pneus, traitement antirouille, etc.)

Toute votre vie
• Jugement de séparation ou de divorce
• Contrat de mariage, d’union civile ou d’union de fait
• Diplômes et relevés de notes
Testament et actes notariés
• Carnets de santé et de vaccination
• Certificat de naissance
• Certificat de décès d’un proche

Vous pouvez obtenir une copie de la plupart de ces documents, mais les démarches sont parfois longues et coûteuses.

Si vous avez un doute, communiquez avec l’entreprise ou l’organisme qui a délivré le document (p. ex., votre banque, Revenu Québec).

Oui aux documents numériques

La plupart des entreprises et des organismes, privés comme publics, proposent à leurs clients d’obtenir leurs factures et leurs relevés en ligne. Il s’agit d’une méthode écologique pour conserver des documents en toute sécurité. Cette option est d’autant plus intéressante que les documents sont souvent archivés et accessibles pendant plusieurs années.

Les documents numériques fournis par votre institution financière, votre fournisseur de services de télécommunication ou un organisme public ont la même valeur légale que si vous les aviez reçus par la poste. Enregistrez-les sur votre disque dur, une clé USB, dans un nuage (cloud), ou un disque dur externe entreposé dans un lieu sûr, comme un coffret de sûreté.

Certains documents originaux peuvent être détruits après avoir été numérisés, sous réserve de certaines conditions. Consultez le site de la loi concernant le cadre juridique des technologies pour en savoir plus.

La méthode KonMari appliquée aux papiers

Vous avez déterminé quels documents garder et leur durée de conservation? Il est temps de passer au tri. Il n’est pas nécessaire d’être un adepte du minimalisme ni un admirateur de la plus populaire de ses ambassadrices pour appliquer les conseils suivants.

Étape 1 : rassemblez tous vos papiers au même endroit, du ticket de stationnement à votre dernière déclaration de revenus, en laissant de côté les papiers qui ont une valeur sentimentale.

Étape 2 : organisez vos papiers en piles.
o Papiers à traiter (factures à payer, formulaires à remplir, etc.) : gardez-les à portée de main
o Papiers à conserver à court terme (garanties, relevés bancaires, etc.)
o Papiers à conserver durablement (ex. : documents de propriété immobilière, diplômes)
Déchiquetez ou jetez au recyclage tout ce qui ne rentre pas dans l’une de ces 3 catégories.

Étape 3 : purgez!

Préférez le rangement vertical aux piles horizontales pour éviter de retomber dans l’accumulation et perdre de vue les documents importants.

« N’oubliez pas que la chemise “À traiter” doit être vide. Si elle contient des papiers, cela signifie que vous avez laissé des choses en suspens dans votre vie », écrit Marie Kondo, tout en précisant viser cet « objectif » sans l’avoir atteint2.

La joie ne sera peut-être pas au rendez-vous de ce grand ménage, mais vous aurez la satisfaction retrouver vos papiers importants quand vous en aurez besoin pour faire valoir vos droits.

Protégez vos données personnelles

Jeter ses papiers dans un sac de recyclage après les avoir déchirés est tentant lorsqu’on veut gagner du temps. Mais cette pratique pourrait vous exposer au vol d’identité. Protégez vos informations personnelles en déchiquetant les documents qui contiennent des renseignements personnels (ex. : factures, relevés bancaires, déclarations de revenus). La Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) recommande d’utiliser de préférence une déchiqueteuse à découpe transversale, et d’avoir recours à l’incinération pour les documents très confidentiels. La CAI présente aussi sur son site les différentes techniques à utiliser pour détruire des médias numériques.

Chaque année, la Sûreté du Québec organise une opération déchiquetage dans plusieurs villes de la province. C’est l’occasion de vous débarrasser gratuitement de vos documents confidentiels en toute sécurité.

 

1. Recommandations publiées sur le site du gouvernement du Québec
2. KONDO, Marie, Le pouvoir étonnant du rangement : désencombrer sa maison pour alléger sa vie, Éditions de l’Homme, 2015, 232 p.

 

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